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【采购科普】如何制定物资的验收标准

2020-05-07 17:58:10 关注度:112


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博维导读:企业的生产过程总是伴随着大量的物资消耗与投入,投入的物资是否合格安全,关键在于物资采购。而物资验收是物资采购的后环节,这后这一关不把好,将会给企业造成严重的经济损失,留下各种安全隐患。因此,企业必须强化物资验收管理工作。本篇采购科普就业内人士较为关心的“制定物资验收标准”这一话题进行精简的介绍……

建立采购物资的验收制度一般包括①建立采购物资的验收组织和岗位职责;②制定采购物资验收标准和验收方法;③设计采购物资验收流程(采购流程的一部分);④编制采购物资验收考核规定。下边从制定物资验收标准一起来看下,参考为物料验收入库的常见标准。

需着重强调下,在物资验收标准的过程期间,以下两点必须引起高度重视!

 

一、要严格审核各种物资的规格型号 

物资出入库质量管理控制,关乎整个企业生存与发展,做好出入库物资质量控制,是企业实现内部成本、质量控制及提高市场竞争力的必备条件。在填报计划的时候要严格审核各种物资的规格和型号,在物资采购和物资验收的时候都要严格记录型号,将二者对比。 

 

(1)入库物资质量验收依据采购合同、随货应附带“合格证”,需按照国家标准进行检测,并出具检测证明;对于需取样送检的物资,应在三方到场时进行现场取样,送有关技术部门进行检测;对无相应资料的,不予接受。对于合同明确为按实物验收的,应按中标方提供的样品进行验收;对于同样品不符的,不予接受。严格物资外面质量验收。要检查材料外包装物有无破损、缺失,查看表面,开箱检查。 

 

(2)质量的验收,到货物资验收小组要按合同规定的标准、技术等进行验收。数量的验收,物资数量原则上应全部验收,按重量计量的全部检斤称重,按件数计算的全部点数,按理论换算的全部检尺换算重量,以实际验收的结果为实收数量。一切物资均需按合同规定的计量方法进行计量验收,在规定误差范围内按实发数量验收进账,超过允许误差率者,则作为数量不符处理。抽检中发现不符合规定要求或有问题时,要进行全部检验。对验收合格的物资,要填写《物资验收单》,验收单要注明供应商、物资品名、规格、型号、生产厂家、到货时间,验收单应有采购员、保管员共同签字,对于合同要求供方必须到场取样验收的应有供方取样验收人员的签字。对于生产急需使用或验收材料未全的物资,按入库验收程序,暂存待验区,核实合格后方可办理验收手续。对存在问题不能验收入库的材料,做好《不合格品记录》,要求供应部门办理退货手续。 

 

(3)对重要物资和只有在安装和使用阶段才能暴露出内在质量问题的物资,物资管理员在对外观质量验收合格后,填制物资质量跟踪卡,跟踪卡上应注明供应商、物资品名、规格、型号、生产厂家、到货时间,由采购员、保管员共同签字。使用单位在物资安装及使用时,将质量跟踪卡传递到使用人员,让使用人员参与到物资质量控制中来,可以在使用物资过程中,各岗位相关人员对使用过程进行监控,并将使用过程中相关使用情况认真填写质量跟踪卡,发现异常,及时反馈到相关质量处理部门,为异议处理提供第 一手资料。 

 

二、对验收记录和验收人员的签字制度要严格执行 

物资验收后,及时填写验收记录,验收小组成员分别签名。验收记录要完整、准确、清晰、客观、真实地反映验收的全过程,用词准确恰当,不主观臆断,模棱两可。验收记录及供方提供的必要证件,定期归纳、存档。合格的验收记录作为财务挂账的依据。一般的企业在物资采购制度中都有物资入库验收的相关要求,材料验收通常有送货验收与提货验收,虽然验收情况有所不同,但验收原理是一样的,制定验收制度的关键是要切实可行,应重点强调以下几点: 

 

(1)仓库保管人员再对所购物资的有关质量证明书、合格证、技术图纸、装箱单、发货明细与现场货物进行数量、质量等要素的验收,在对数量进行复查时,需要过磅的应协同有关本单位采购人员及送货单位人员一同过磅,使数量数据可靠、可信。验收无误后在验收单上加盖“验讫”章并签字确认。验收中发现数量、质量不符或货物损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时,应及时向考核部门作书面报告,同时向质检部门、供应商提出异议。 

 

(2)仓库管理人员应做好物资入库的原始记录,可以采取填写工作日志的办法,要求仓库管理员每天对自己验收的货物名称、数量、质量、采购人员、供应商等做有相关的记录,以便将来有序复查,特别是在货物先到发票后到的情况下,对原验收工作日志进行钩销,就能够起到用验收记录等对采购发票在财务入账、付款的监督作用。在运费发票与货物发票分离进入财务账簿时,有验收工作日志与运费发票上的数量进行对照钩销,避免运费发票重复入账。 

 

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